Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng với thị trường quốc tế, việc lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài đang trở thành bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp toàn cầu. Văn phòng đại diện không chỉ giúp tăng cường hiện diện thương hiệu mà còn tạo nền tảng để nghiên cứu thị trường, chuẩn bị cho hoạt động đầu tư lâu dài tại Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nước ngoài hiểu rõ các bước cần thiết để lập văn phòng đại diện tại Việt Nam – với sự đồng hành tin cậy của APEX PARTNERS.
Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được phép hoạt động tại Việt Nam nhằm thực hiện các chức năng như:
- Thúc đẩy hoạt động thương mại
- Tìm kiếm cơ hội đầu tư, hợp tác
- Nghiên cứu thị trường
- Hỗ trợ doanh nghiệp mẹ trong giao dịch với đối tác Việt Nam
Điểm đáng lưu ý là văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lời trực tiếp (như bán hàng, ký hợp đồng thương mại…), nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng mạng lưới kinh doanh của công ty mẹ tại Việt Nam.
Điều kiện để lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
- Là doanh nghiệp hợp pháp theo pháp luật quốc gia nơi thành lập.
- Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Có ngành nghề kinh doanh phù hợp với lĩnh vực sẽ triển khai tại Việt Nam.
- Không thuộc đối tượng bị hạn chế hoặc cấm mở văn phòng đại diện theo các cam kết quốc tế hoặc pháp luật Việt Nam.
Hồ sơ lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Một bộ hồ sơ đầy đủ để nộp lên cơ quan cấp phép thường bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu).
- Bản sao công chứng Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng.
- Báo cáo tài chính năm gần nhất của công ty mẹ.
- Hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu cụ thể của từng Sở Công Thương tỉnh/thành phố.
Lưu ý: Các tài liệu nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt theo quy định.
Quy trình lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương nơi văn phòng dự kiến đặt trụ sở
- Bước 3: Cơ quan cấp phép thẩm định hồ sơ
- Bước 4: Cấp Giấy phép hoạt động (trong vòng 7–10 ngày làm việc)
- Bước 5: Đăng ký con dấu và mã số thuế
Những lưu ý quan trọng khi lập văn phòng đại diện
Không được thực hiện hoạt động thương mại sinh lời
Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các chức năng như nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, hỗ trợ công ty mẹ trong các giao dịch với đối tác tại Việt Nam. Theo quy định, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập và không được ký kết hợp đồng thương mại, không được phép mua bán hàng hóa, xuất hóa đơn hay trực tiếp thực hiện nghĩa vụ tài chính với khách hàng tại Việt Nam.
Phải tuân thủ chế độ quản lý và báo cáo định kỳ
Văn phòng đại diện hoạt động dưới sự giám sát của các cơ quan chức năng địa phương, đặc biệt là Sở Công Thương nơi đặt trụ sở. Do đó, văn phòng có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ như: báo cáo hoạt động định kỳ hàng năm, cập nhật thông tin thay đổi (nếu có), lưu trữ sổ sách chứng từ theo quy định pháp luật.
Theo dõi thời hạn và thực hiện gia hạn giấy phép kịp thời
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thường có hiệu lực tối đa 5 năm. Trước khi giấy phép hết hạn, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hồ sơ gia hạn và nộp đúng thời hạn để tránh bị gián đoạn hoạt động.
Kết luận
Lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp quốc tế mở rộng tầm ảnh hưởng tại thị trường Việt Nam đầy tiềm năng. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra thuận lợi, hiệu quả và tuân thủ pháp luật, việc lựa chọn một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, quy trình làm việc minh bạch và hiệu quả, APEX PARTNERS cam kết đồng hành cùng bạn từ bước đầu tiên đến khi hoàn tất thủ tục, giúp bạn thiết lập sự hiện diện vững chắc tại Việt Nam.